Azure Managed Service Column ＜Azure運用コラム＞Power Automate とは？中小企業の課題と Power Automate による解決方法、導入方法までを解説

業務の品質向上とコスト削減が可能なソリューションとは？クラウドベースの方法を紹介

近年の急速なデジタル化に伴い、業務プロセスの効率化や自動化が企業の競争力を維持する上で重要なポイントとなっています。しかし、予算やリソースに制約がある企業では、大規模なシステム導入や専門スキルの確保が難しい場合があります。

そこで、マイクロソフトでは、簡単かつ手頃な方法で業務効率化や自動化を実現が可能な Power Automate を提供しています。 Power Automate はクラウドベースのサービスで、様々なアプリケーション間でデータ連携やワークフロー自動化が可能です。

本記事では、中小企業の業務上の課題を踏まえ、 Power Automate の概要と料金体系、メリット、導入方法について解説します。

1. ビジネス現場の課題

近年、コンプライアンスやガバナンス確保など、企業の業務プロセスが複雑化しています。こうした業務プロセスには人的リソースやコストに関する大きな課題があります。まず、中小企業のビジネス現場が抱える課題について解説します。

業務プロセスの遅延

手作業が多い業務プロセスにおいては、作業者のスキルによって作業速度が変動します。また、繁忙期や人手不足時は、作業が滞り遅延が生じる場合があります。業務プロセスに複雑な承認フローや決済ルートが存在する場合は、承認者の都合や意思決定に時間がかかるケースもあります。

このように、業務遂行が人的リソースに依存する形になり、企業の業務効率や生産性に悪影響を及ぼす可能性があります。

ヒューマンエラーによる業務品質の低下

業務プロセスの中では、人間による手作業や判断が必要な作業が繰り返し行われます。そのことにより、データ入力ミス、計算ミス、判断ミスやコミュニケーションミスなど、さまざまなヒューマンエラーが発生し、業務の品質低下を招く可能性があります。ヒューマンエラーは、業務効率の低下や品質の悪化、コストの増大など、企業に様々な問題をもたらす大きな課題です。

コスト削減ニーズの高まり

企業は常にコスト削減を目指しており、投資に対するコストパフォーマンスが重視されます。しかし、非効率な業務プロセスの改善や、手作業による品質低下を防止するためには大掛かりな IT 投資が必要となります。中小企業では、 IT 部門の人員や予算が限られており、大規模なシステム導入や専門スキルの獲得が難しい場合があります。

2. Power Automateとは

マイクロソフトでは、クラウドベースの業務自動化ツールである、 Power Automate を提供しています。ここでは、 Power Automate の概要と料金体系について解説します。

Power Automateの概要

Power Automate は、マイクロソフトが提供するクラウドベースの業務自動化ツールです。このツールを使うことで、様々なアプリケーションやサービス間のデータ連携やタスクを自動化し、効率的な業務プロセスを構築することができます。 Power Automate は、 Office 365 や Dynamics 365 などのマイクロソフト製品だけでなく、他社製品ともシームレスに連携できるため、多様な業務シーンで活用が可能です。

Power Automate では、トリガー（イベント）とアクション（タスク）を組み合わせたフローを簡単に作成できます。トリガーは、メールの受信やファイルのアップロードなど、特定のイベントが発生したときにフローを開始する条件です。アクションは、データの取得や条件分岐、通知の送信など、フロー内で実行されるタスクです。これらをドラッグ＆ドロップで組み合わせることで、コーディング知識がなくても簡単に業務自動化が実現できます。

Power Automate導入のメリット

Power Automate 導入により、下記のメリットが期待できます。

• 業務効率化とコスト削減
• ヒューマンエラーの削減による品質向上
• 高い柔軟性と拡張性

業務効率化とコスト削減

手作業によるタスクを自動化することで、業務の効率化を図ることができます。これにより、従業員はより付加価値の高いタスクに集中できるようになります。また、業務プロセスの最適化により、人件費や時間コストの削減も期待できます。

ヒューマンエラーの削減による品質向上

業務プロセスや手作業を自動化することによって、手作業に起因するミスや誤りを大幅に減らすことができます、作業や成果物の品質向上が期待できます。

高い柔軟性と拡張性

Power Automate は、マイクロソフトのクラウドサービスとして提供されます。数百種類以上のアプリケーションやサービスと連携が可能であり、業務負荷やニーズに合わせたカスタマイズが容易です。

Power Automateの料金体系

Power Automateには、サブスクリプションと従量課金の2つのプランが用意されています。サブスクリプションプランでは、ユーザー単位、アテンド型 RPA のユーザー単位、フロー単位のプランに分かれており、それぞれ月額の定額制となっています。

従量課金プランでは、フロー実行数に応じて課金される従量課金制となっています。 料金体系の詳細については Microsoft 公式サイト（※ 1 ）をご参照ください。

3. Power Automateの導入方法

Power Automate を導入することで、業務効率化とコスト削減が期待できます。ここでは、 Power Automate の具体的な導入方法について解説します。

Microsoftアカウントの準備

Power Automate を利用するためには、 Microsoft アカウントが必要です。既に Office 365 や Microsoft 365 を利用している場合は、それらのアカウントでログインが可能です。アカウントを持っていない場合は、公式サイトからサインアップしてアカウントを作成する必要があります。

Power Automateの購入

Power Automate の公式サイトへサインインし、適切な料金プランを選択して Power Automate の購入手続きを行います。利用規約などに注意し、自社のニーズに合ったプランを選択しましょう。

Power Automateの設定と利用開始

図版出典：formzuのブログ「【Power Automate(MS Flow)の使い方事例】変数とループ(Apply to each)を活用しよう」

Power Automate を購入したら、利用を開始しましょう。 Power Automate ではフローと呼ばれる自動化タスクを作成して業務プロセスの自動化が可能です。フロー作成には一般的に下記ステップがあります。

• テンプレートの選択
• トリガーの設定
• アクションの追加
• 条件分岐やループの設定
• フローの保存とテスト

テンプレートの選択

Power Automate では、マイクロソフトが事前に作成した多数のテンプレートが用意されており、これを利用することで簡単にフローを作成できます。テンプレートを使う場合は、適切なものを選択し、必要に応じてカスタマイズします。

トリガーの設定

トリガーとは、フローを開始するイベントです。例えば、メールの受信やファイルのアップロードなど、特定のアクションが発生した際に自動的にフローが開始されます。トリガーは多くのアプリケーションと連携可能で、カスタムトリガーの作成も可能です。

アクションの追加

フローが開始された後に実行されるアクションを追加します。アクションは、データの取得や更新、メールの送信など、自動化したいタスクを指します。

条件分岐やループの設定

Power Automate では、条件分岐（ if-else 構造）やループ（繰り返し処理）を設定できます。これにより、データや状況に応じた動的なフローを作成し、自動化の柔軟性が向上します。

フローの保存とテスト

フローを保存した後、テスト機能を使って動作を確認します。問題があれば修正し、正常に動作することを確認します。

4. まとめ

本記事では、企業が抱えるビジネスの課題と、その対策として、マイクロソフトが提供する Power Automate の概要、メリット、導入方法について解説しました。 Power Automate を導入することで、業務効率化とコスト削減が期待できます。ぜひ専門家の支援を受けながら、 Power Automate の導入を検討してみてください。

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Tag： Power Automate

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